اگر  موسسه شما سیستم های کنترل بی نقص اسناد را توسعه داده است ، خود را در زمره نخبگان بدانید. برای بقیه ، همیشه فرصت برای پیشرفت وجود دارد ، به خصوص وقتی که می خواهیم یک نیاز مهم انطباق را برآورده کنیم. در طول مدت فعالیت خود به عنوان یک متخصص مدیریت کیفیت ، بدون شک با مشکلات کنترل اسناد زیادی روبرو شده اید. در این مقاله ، ما 4 مورد از رایج ترین مشکلات کنترل اسناد و آنچه را که می توانید برای جلوگیری از آنها با نرم افزار مدیریت آموزش انجام دهید ، بیان خواهیم کرد.

1. سیستم های دستی ، کاغذی

اگر از روزهای ابتدایی در زمینه مدیریت کیفیت کار می کردید ، احتمالاً خاطرات خوبی از سیستم های کیفیت دستی و کاغذی ندارید. شرکت شما ممکن است کل یک اتاق را در خود جای دهد که انبوهی از کاغذهای اداری را در خود جای داده است ، که ممکن است روزی دردسر ایجاد کند ، اما با این وجود فضا را هدر می دهد و باعث مشکلات نگهداری می شود. نرم افزار مدیریت کیفیت سازمانی را امتحان کنید.

2. مسئولیت پذیری (یا فقدان آن)

وقتی سند شما از کنترل خارج می شود ، طبیعی است که سعی کنید بفهمید چه مشکلاتی ایجاد شده است. از این گذشته ، شما یک متخصص حرفه ای با کیفیت هستید. هرچه بیشتر به ریشه یابی بپردازید مشکلات را بهتر درک می کنید.

3. پیگیری ویرایش ها

مشابه پاسخگویی ، پیگیری بازنگری در اسناد انطباق نیز می تواند یک خرابکاری باشد. اما اجرای تنها فناوری جدید ممکن است مشکلی را حل نکند. اگر از تاریخچه تجدیدنظر غافل شوید و درخواست ها را تغییر دهید ، ممکن است ناخواسته همان ناکارآمدی هایی را که می خواهید از بین ببرید ، قفل کنید. با الهام از ISO 9001 ، استانداردهای انطباق خاص صنعت (مانند AS 9100 و مقررات FDA) به صراحت بیان می کنند که شما باید بتوانید تجدید نظر در اسناد کیفیت را نشان دهید. اگر اخیراً نرم افزار کنترل اسناد مبتنی بر cloud را اجرا کرده اید ، تصور نکنید که مسئله بازبینی پیگیری حل شده است. سهولت بارگذاری و تجدیدنظر در اسناد ممکن است ویرایش های پیگیری را بدتر کند ، نه بهتر.

4. امنیت

دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک می تواند به یک کابوس امنیتی تبدیل شود. بدون وجود کنترل های سند صوتی ، وجود چندین نسخه از یک سند در چندین مکان بسیار آسان است. اگر فکر می کنید سیستم کنترل اسناد فعلی شما بدون نقص و حفره های امنیتی نیست ، دوباره فکر کنید.

به عنوان مثال ، شما می توانید یک PDF را از ابر اسناد شرکت خود کپی کنید ، آن را اصلاح کنید ، بارگذاری کنید و روز خود را ادامه دهید. اما این گردش کار نسبتاً ساده ، دو نمونه از یک سند را ایجاد می کند و به طور اتفاقی امنیت را دور می زند. اگر از لپ تاپ خود استفاده می کنید ، ممکن است در لحظه اتصال به شبکه دیگری ، حتی شبکه خانگی ، حساس ترین داده های رمزگذاری نشده شرکت خود را در معرض نمایش قرار دهید.

کلمات کلیدی :   
اشتراک گذاری :