راهنمای ارزیابی نرم افزار برای مشاغل آموزشی خود

خرید یک نرم افزار اشتباه یکی از پرهزینه ترین اشتباهات یک تجارت است. از هزینه های مالی ، سرمایه گذاری در زمان ، اعتبار - عواقب آن گسترده و عمدتا قابل اندازه گیری نیست-  ، اما تأثیر آن بسیار زیاد است. در این مقاله ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه اطمینان حاصل کنید که نرم افزار درست را برای تجارت خود انتخاب کرده اید و الزامات عملکردی خود را تعریف کنید .

موسسات آموزشی با قطعات متحرک و سیستم های یکپارچه پیچیده هستند. بنابراین در مورد راه حل های نرم افزاری هیچ رویکردی متناسب با همه وجود ندارد. تعریف دقیق نیازهای منحصر به فرد کسب و کار شما  و سپس ارزیابی نرم افزار در برابر خواسته ها و نیازهای اولویت دار ، یک فرایند اساسی در انتخاب راه حل مناسب برای تجارت شما است.

تعریف الزامات عملکردی شما

در ابتدا ، به معنای نیازهای عملکردی و یک روش ساده و اثبات شده برای تعریف این موارد برای کسب و کار خود می پردازیم.

الزامات عملکردی، رفتار سیستم را تعریف می کند. اینها ویژگی هایی است که شما نیاز دارید تا محصول براساس نیاز کاربر مانند معاملات ، مدیریت ، احراز هویت و تأیید اعتبار داشته باشد. یکی از الگوهای مناسب برای تعریف نیازهای عملکردی شما ، داستان های کاربر است. داستان کاربر به این شکل است : من به عنوان<کاربر>، این "هدف" را می خواهم تا<دلیل>.

هنگام تعیین الزامات عملکردی خود ، باید تمام زمینه های کسب و کار و افراد موجود در آن مناطق را که ممکن است از نرم افزار جدید استفاده کنند (به عنوان مثال سیستم مدیریت آموزش) در نظر بگیرید. آن دسته از کاربران اصلی نرم افزار - مدیر آموزش ، کارشناس آموزش ، شرکت کننده در دوره را مشخص کنید. و سپس داستان های خود را از دیدگاه آن شخص بنویسید.

الزامات را به صورت منفرد نگه دارید. به عنوان مثال ، "به عنوان مشتری می خواهم برای یک دوره آنلاین ثبت نام کنم و با کارت اعتباری هزینه می کنم" به دو شرط تقسیم می شود: "به عنوان مشتری می خواهم برای یک دوره آنلاین ثبت نام کنم" و "به عنوان یک مشتری می خواهم ازطریق کارت اعتباری هزینه کنم ”.

در اینجا چند نمونه از داستان های کاربر برای نیازهای عملکردی برای یک سیستم مدیریت آموزش آورده شده است:

من به عنوان مشتری می خواهم هنگام ثبت نام در یک دوره آنلاین ، پرداخت آنلاین انجام دهم تا فرآیند صورتحساب دستی وجود نداشته باشد.

به عنوان یک کارشناس آموزش ، می خواهم به طور خودکار ایمیل های تأیید را برای شرکت کنندگان دوره پس از ثبت نام ارسال کنم تا اطلاعات به روز در اختیار آنها قرار گیرد.

من به عنوان یک کارشناس آموزش ، می خواهم لیستی از شرکت کنندگان را بارگیری کنم تا بدانم چه کسی در دوره من شرکت می کند.

به عنوان یک مدیر آموزش ، من می خواهم ماژول های آموزش الکترونیکی را به دوره اضافه کنم تا بتوانیم یادگیری ترکیبی ارائه دهیم.

پس از نوشتن تمام نیازهای عملکردی خود ، می توانید مراحل اولویت بندی آنها را طی کنید. از آنجا که همه نرم افزارها تمام نیازهای عملکردی شما را برآورده نمی کنند ، شما می توانید از سیستم اولویت دار خود برای تعیین موارد ضروری استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا هنگام مقایسه راه حل ها تصمیم بگیرید.

همچنین می توانید یادداشت کنید که کدام یک از این الزامات توسط یک نرم افزار یا فرآیند موجود (مثلاً یک سیستم مالی) ممکن است برآورده شود. با ادغام ممکن است بتوانید این نیاز را برآورده کنید. به عنوان مثال ، اگر یک سیستم مدیریت آموزش توانایی ارسال فاکتور به مشتریان را نداشته باشد، در این صورت ممکن است ادغام با یک سیستم مالی بتواند این نیاز را محقق کند. همچنین باید در نظر بگیرید که یکپارچه سازی برای کسب و کار شما الزامی است.