یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه چه ویژگی هایی دارد؟

در دنیای امروز شیوه فعالیت کسب و کارهای مختلف تغییر کرده است. هر کسب و کاری حرکت به سوی به روز رسانی،کاهش هزینه، افزایش درآمد، رضایتمندی مشتریان و ارتباط بهتر با آنها و از همه مهمتر یکپارچه سازی و آنلاین بودن را سرلوحه کار خود قرار داده است. کسب و کارهای آموزشی هم از این تغییرات مستثنی نیستند و برای رشد و نگهداری سیستم خود در بازار رقابتی ناچار به تغییر و به روز شدن هستند. 

استفاده از تکنولوژی های روز و علم فناوری اطلاعات ، باعث تحولی عظیم در پیشرفت حوزه آموزش در جهان شده است .

در راستای استفاده از تکنولوژی های نوین ، سوالات بسیاری در بین مدیران موسسات آموزشی مطرح هست ، از جمله اینکه :

یک موسسه آموزشی برای اداره سیستم آموزشی خود به چه تکنولوژی های جدیدی نیازمند است ؟

داشتن یک وب سایت کافی است وتاثیری در رشد یک موسسه آموزشی دارد ؟

استفاده از یک نرم افزار آموزشی تا چه اندازه در روند مدیریت آموزشگاه و پیشرفت آن موثر خواهد بود ؟

استفاده از یک نرم افزار آموزشی نیازهای مدیریتی یک موسسه را برطرف می کند یا نیاز به نرم افزارهای مختلفی است ؟

یک نرم افزار مدیریت آموزشی خوب چه ویژگی های باید داشته باشد که تمام نیازهای مدیریتی موسسه را برطرف نماید ؟

در این مقاله سعی شده است تا به این سوالات پاسخ داده شود و ویژگی های یک نرم افزار مناسب برای مدیریت آموزشگاه بررسی شود تا مدیران موسسات تصمیم گیری آگاهانه تری در بروز کردن موسسه ی خود  و استفاده از فناوری های نوین داشته باشند .

در جهان امروز که سیستم های آموزشی پیشرفت چشمگیری داشته اند و دسترسی مخاطبان و دانش پژوهان به اینترنت و شبکه های اجتماعی بسیار آسان و رایج شده است ، داشتن یک وب سایت جامع و کامل که معرف شایسته ای برای آموزشگاه شما باشد ، دوره های  آموزشی موجود و اطلاعیه ها را به اطلاع مخاطبان برساند وهمچنین توانمندی حضور موثر در موتورهای جستجو گر را داشته باشد ، امری بسیار ضروری است  و تاثیر بسزایی در جذب مخاطبان و رشد آموزشگاه خواهد داشت .

درعین حال علاوه بر داشتن یک وب سایت جامع ، استفاده از نرم افزارهایی که بتواند امور آموزشی مربوط به آموزشگاه را ساماندهی کند نیز کمک شایانی در امر مدیریت و رشد یک موسسه آموزشی خواهد داشت که در ادامه به بررسی برخی از ویژگی های یک نرم افزار مناسب برای  مدیریت یک موسسه آموزشی پرداخته می شود.

ساختار یک موسسه آموزشی می تواند نشان دهنده دیسیپلین کاری آن موسسه باشد. پس یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه باید بتواند سیستم آموزشی آموزشگاه را نظم دهی کرده و دارای ساختار استاندارد نماید.

بنابراین اولین ویژگی نرم افزار آموزشی، داشتن امکاناتی جهت مدیریت آموزشی موسسه است. این مدیریت ساختارمند شامل طراحی مناسب سیستم آموزشی ازجمله تعریف دپارتمان ، گروه و دوره ، الکترونیکی شدن تمامی مراحل ثبت نام مخاطب و گزارشات مربوط به فعالیت های آموزشی آموزشگاه است.

اگر سیستم آموزشی آموزشگاه ساختار منظمی داشته باشد، اما نتواند به معرفی خود بپردازد هیچ گاه رشد لازم را نخواهد کرد. با اشاره به این مساله  و همانطور که در بخش اول مقاله نیز اشاره شد یک موسسه آموزشی برای شناخته شدن نیاز به حضوردر فضای وب و شبکه های اجتماعی دارد. پس دومین ویژگی یک نرم افزار خوب آموزشی ارائه خدمات تحت وب و پرتال اطلاع رسانی به صورت آنلاین است تا علاوه بر معرفی دوره های آموزشی، اطلاع رسانی و نمایش بلاگ ها ، توانمندی حضور موثر در موتورهای جستجو گر را داشته باشد.

دغدغه دیگر مدیران موسسات آموزشی، امور مالی مربوط به فرآیندهای ثبت نام، برگزاری دوره و وضعیت شهریه دانش پذیران است. یک مدیر همواره به دنبال سیستم آموزشی بوده که بتواند ساختار مالی آموزشگاه را هم پوشش دهد. با عنوان این مساله سومین ویژگی یک نرم افزار خوب آموزشی ، فراهم سازی امکان ثبت فعالیت های مالی موسسه آموزشی است.

پس از بیان مطالب فوق نگرانی های دیگر مدیران آموزشگاه ها را بررسی می کنیم.

این نگرانی ها مربوط به امور تبلیغات و بازاریابی سیستم آموزشی است. نگرشی که مدیر یک موسسه آموزشی به این موضوع دارد این است که بتواند نیروهایی برای بازاریابی موسسه خود تعریف کند و درصدهای پورسانت و تخفیف های آن ها را با اعطای کد معرف مشخص نماید و از همه مهمتر اگر دارای چندین شعبه در یک شهر یا چندین شهر بود، بتواند  به مدیریت  وکنترل آنلاین و ساختارمند آنها بپردازد.پس با نگاه به این مساله به ویژگی چهارم یک سیستم آموزشی استاندارد می رسیم که مدیریت بازاریابی و شعب یک آموزشگاه است. این قابلیت می تواند یک مدیر را از نگرانی هایی مثل ساماندهی بازاریان و فرآیند مناسب جهت مدیریت معرف های یک آموزشگاه بی نیاز سازد.

 همچنین یک مدیر حرفه ای آموزشگاه ، همواره درصدد حفظ مخاطبین خود است . بنابر گزارشات ارائه شده از سوی بازاریابان حرفه ای هزینه جذب یک مخاطب جدید 7 برابر بیشتر از حفظ مخاطبان قدیمی است، بنابراین ارتباط مناسب و ارزش افزوده هایی که بتواند مخاطب یک سیستم آموزشی را در چرخه آموزشی موسسه نگه دارد بسیار حائز اهمیت است. پس با نگاه به این موضوع مهم، پنجمین ویژگی برای یک نرم افزار خوب آموزشگاه مشخص می شود که مدیریت ارتباط با مشتریان است. این امکان باید به گونه ای باشد که اطلاع رسانی ها، پیگری وضعیت و تحلیل استفاده مخاطب از امکانات موسسه را ارائه دهد تا بتوان به درستی برای ادامه راه موسسه تصمیم گیری کرد تا دانش پذیران همواره از حضور در موسسه لذت ببرند و از خدمات آن استفاده نمایند.

یک نرم افزار مدیریت آموزشی اگر همه امکانات فوق را داشته باشد اما نتواند گزارش های لازم را به مدیر آموزشگاه بدهد نمی تواند بطور درست و کامل تامین کننده  نیازهای یک موسسه آموزشی باشد. زیرا اگر یک مدیر گزارشی از تعداد دوره ها ، دانش پذیران و نموداری از رشد سیستم آموزشی خود نداشته باشد نمی تواند در مسیر حرفه ای خود حرکت کند. همچنین در بخش های دیگر مانند بخش مالی تا نتواند گزارشی از وضعیت مالی موسسه و تراز مالی آن در دست داشته باشد، هرگز در رشد خود حرکت موثری نخواهد داشت. با این تحلیل ششمین ویژگی یک سیستم آموزشی خوب قابلیتی با عنوان گزارش گیری است تا بتواند همراه مناسبی برای مدیریت موسسه آموزشی باشد.

پس از بیان ویژگی های یک نرم افزار خوب آموزشی ، ذکراین نکته نیز بسیار حائز اهمیت است که اگر یک سیستم آموزشی تمام این ویژگی ها را بصورت جامع و یکپارچه داشته باشد، منجر به سامان دهی امور آموزشی در موسسات آموزشی خواهد شد و همچنین درصورتی که امکان استفاده به صورت آنلاین و خارج از سیستم های آموزشگاه را داشته باشد، می تواند تمامی نیازهای مدیریت آموزشگاه های مختلف از جمله آموزشگاه زبان، موسسات فرهنگی، هنری و آزاد فنی و حرفه ای در سطوح مختلف را تامین نماید.